Все способы восстановления и защиты файлов Excel

Восстановление файлов Excel обычно требуется после непредвиденного отключения питания или из-за системных ошибок компьютера. В приложении Excel 2007 года и других версиях можно восстановить несохраненные файлы и их предыдущие версии. Существуют различные способы резервного копирования данных на ПК, которые помогут вам избежать подобных неприятностей в будущем. При этом сторонние программы для восстановления файлов не понадобятся.

Реклама

Может возникнуть ситуация, когда вы работаете над очень важным документом в течение нескольких часов, создавая очень сложный график. Файл может получить повреждение из-за отключения питания или пользователь просто забудет его сохранить. Это еще не повод впадать в отчаянье, поскольку можно осуществить восстановление XLSX-файлов. Худший вариант, который может возникнуть, это когда вы знаете, что ошиблись в расчетах, но потом исправили ошибку. Если попытаться восстановить файл Excel, то в итоге можно получить версию, которая содержит ошибку. Восстановление удаленных файлов — это тоже серьезная проблема.

AutoSave и AutoRecover

Если вас интересует, как восстановить данные бесплатно в Excel 2003, 2007 или более поздней версии программы, то приложение предоставляет пользователям такие полезные функции, как AutoSave и AutoRecover. Если они по умолчанию включены, то вам не будет трудно осуществить восстановление XLS-файлов. Однако пользователи часто неправильно понимают принцип работы этих функций, так что для начала нужно определиться, что они из себя представляют.

Опция AutoSave в Экселе автоматически сохраняет новый документ, который пользователь только что создал, но еще не успел сохранить. Это поможет вам не потерять важные данные в случае выключения питания или системной ошибки. Опция Excel AutoRecover помогает вам извлекать несохраненные файлы после случайного закрытия документа или сбоя. Эта функция позволяет восстановить последнюю сохраненную версию, которая отображается в панели Document Recovery при следующем запуске программы.

Опция AutoRecover работает только с документами Excel, которые были сохранены хотя бы один раз. Если вы ни разу не сохранили файл перед сбоем в работе компьютера, то панель Document Recovery не будет отображаться в приложении. К счастью, параметры для восстановления поврежденных файлов включены по умолчанию. Если вы не уверены, что они включены, то это можно легко проверить.

Как настроить параметры автосохранения

Для настройки параметров AutoSave нужно выполнить следующие действия:

  • перейти на вкладку File и выбрать в меню Options;
  • нажать Save в левой панели диалогового окна Options;
  • нужно убедиться, что файл сохраняется каждые несколько минут, и в случае закрытия приложения остается последняя автоматически созданная версия;
  • нажать OK.

По умолчанию программа для восстановления настроена на автоматическое сохранение изменений в вашем документе каждые 10 минут. Вы можете сократить или продлить этот интервал на свое усмотрение. Также можно изменить расположение файла AutoRecover. Если вероятность системного сбоя или отключения электричества слишком высока, нужно уменьшить интервал времени для сохранения информации. Чем чаще документ сохраняется, тем больше версий файла у вас будет. В результате шансы восстановить информацию многократно увеличатся. Теперь, когда программа настроена на автоматическое сохранение и восстановление поврежденных файлов Excel, вы сможете легко вернуть данные, если что-то пойдет не так. Нужно разобраться, как восстановить новые файлы, которые пользователь только создал, и те, что были сохранены вручную.

Как восстановить несохраненные данные

Может возникнуть ситуация, когда вы работаете над новым документом в Excel, и программа неожиданно закрывается еще до сохранения файла. В таком случае не нужно паниковать, потому что данные можно будет восстановить. Восстановление Excel-файлов потребует выполнения следующих шагов:

  • перейти в File, Open;
  • выбрать Recent Workbooks;
  • прокрутить вниз и нажать кнопку Recover Unsaved Workbooks в нижней части списка;
  • в качестве альтернативы можно перейти в File, Info, открыть выпадающий список Manage Workbooks и выбрать пункт Recover Unsaved Workbooks;
  • когда откроется диалоговое окно, выбрать нужный файл и нажать Open.

Документ откроется в Excel, и программа предложит вам сохранить его. Следует нажать кнопку Save As на желтой полосе над листом и сохранить файл в нужном месте.

Реклама

Реклама

Восстановление перезаписанных данных

Приложение Excel позволяет не только возвращать несохраненные документы, но и восстанавливать предыдущие версии. Это особенно полезно, когда пользователь делает ошибку, которую не может отменить. Функция также пригодится, если нужно увидеть, как документ выглядел несколько минут назад.

Чтобы восстановить перезаписанный файл Excel нужно перейти на вкладку File и выбрать Info на левой панели. Рядом с кнопкой Manage Versions вы увидите все автоматически сохраненные версии своего документа. Программа автоматически сохраняет версии через определенные промежутки времени, но только если вы внесли изменения в таблицу между этими интервалами. Название каждой версии содержит дату, время и примечание. Если нажать на любую из них, то она откроется вместе с самой последней версией документа, чтобы пользователь мог сравнить и увидеть все изменения.

Если программа была закрыта неправильно, восстанавливаемая информация получит название When I Closed Without Saving. Если открыть этот файл через Excel, то над документом появится сообщение. Достаточно нажать кнопку Restore на желтой полосе, чтобы вернуться к новой несохраненной версии. Приложение удаляет все автоматически сохраненные версии при закрытии документа. Если вы хотите снова просмотреть предыдущую версию, то лучше создать резервную копию данных.

Как создать резервную копию

Автоматическое резервное копирование Excel — это очень полезная функция, которая может помочь вам восстановить ранее сохраненную версию документа. Создание резервной копии поможет вернуть пользователю его работу, если случайно были сохранены лишние изменения или удален исходный файл. В результате текущая информация будет сохранена в исходном документе, а предыдущая — в резервной копии.

Эта функция очень полезна, но ее достаточно сложно найти в Excel. Для этого нужно выполнить следующие действия:

  • перейти в раздел File, Save As;
  • выбрать Computer и нажать кнопку Browse;
  • когда откроется диалоговое окно Save As, нажать маленькую стрелку рядом с кнопкой Tools в нижней части окна;
  • в раскрывающемся списке выбрать General Options;
  • установить флажок Always Create Backup в диалоговом окне General Options и нажать OK.

Теперь вы можете переименовать свой файл и выбрать нужное место для его сохранения. Программа Excel создаст резервную копию документа в той же папке. Резервная копия сохраняется с другим расширением (XLK). Перед открытием приложение попросит вас подтвердить свое решение. Достаточно нажать Yes, чтобы восстановить предыдущую версию своей таблицы.

Создание резервной копии с отметкой времени

Функции восстановления резервной копии может быть недостаточно. Каждый раз, когда вы сохраняете документ, новая копия заменяет существующий файл. Как можно вернуться к более ранней версии, если документ уже несколько раз сохранен? Существует как минимум 2 выхода из этой ситуации. Прежде всего можно использовать ASAP Utilities. Такая утилита восстановления предлагает пользователю инструмент для создания нескольких резервных копий. После установки ASAP Utilities для Excel вы сможете использовать специальную комбинацию клавиш для сохранения документов и автоматического создания резервных копий с целью последующего восстановления испорченных файлов. Каждая версия получит метку в имени файла, благодаря чему пользователь сможет легко найти необходимую копию, ориентируясь по дате и времени ее создания.

Если вы умеете пользоваться VBA, можно применять специальный макрос Excel AutoSave для резервного копирования файлов. Достаточно скопировать его и вставить в модуль кода. Пользователь сможет создавать столько резервных файлов, сколько он захочет, и для этого достаточно будет нажать на специальный ярлык. В результате восстановятся ранее сохраненные версии, но старый файл резервной копии останется неизменным. Каждая копия отмечена в соответствии с датой и временем создания.

Резервное копирование и облачные сервисы

Если вместо флешки вы используете для хранения документов облачные онлайн-сервисы, то восстановление данных Excel не будет проблемой. Например, можно использовать OneDrive — облачное хранилище от Microsoft. Преимущество этого сервиса в том, что он тесно связан с пакетом Office. Вы можете быстро открывать и сохранять документы в OneDrive прямо из приложения Excel. Совместное использование этих программ позволяет быстро синхронизировать документы и совместно обрабатывать файлы с другими пользователями через общую папку.

Когда один из пользователей вносит изменения в документ, OneDrive автоматически сохраняет различные версии, так что вам не нужно хранить несколько копий одного и того же файла, опасаясь, что они будут удалены. В истории версий вы можете увидеть более ранние варианты. При этом можно узнать, когда документ был изменен и кто вносил коррективы. Пользователь может восстановить любую из предыдущих версий.

Еще один очень популярный сервис для облачного хранения — это Dropbox. Он сохраняет все изменения в папке Dropbox за последние 30 дней. Даже если вы внесете неправильные изменения, файл получит повреждение или окажется стертым, то появится возможность восстановить более старую версию удаленного документа за счет нескольких нажатий кнопки мыши. Сервис Dropbox не работает с Microsoft Office так же тесно, как OneDrive, но отличается простотой в использовании при восстановлении поврежденных данных.

Реклама

Похожие публикации